Du klikker dig ind på en NGO’s hjemmeside, måske fordi du overvejer at støtte, eller måske er du bare nysgerrig. Hjemmesiden er tjekket, prydet med billeder fra alverdens landes krisesituationer. Du kan donere et beløb, blive medlem eller frivillig. Der er ikke grænser for, hvor meget information der er tilgængeligt. Og så alligevel.
De fleste har en ”om os” knap, der fortæller, hvad organisationen står for, hvad den arbejder med og hvordan den bruger deres penge.
Kun få organisationer lægger dog referater fra bestyrelsesmøder åbent frem. Tre ud af ti adspurgte organisationer har referaterne tilgængelige på hjemmesiden: Mellemfolkeligt Samvirke, Amnesty International og Dansk Flygtningehjælp.
På Mellemfolkeligt Samvirkes hjemmeside, bliver man nemt navigeret til siden, der præsenterer bestyrelsen med billeder og navne på medlemmerne. Det kan man finde på de fleste NGO’ers hjemmeside. Hos Mellemfolkeligt Samvirke kan man dog klikke videre og få en lang liste over dagsorden og referater for alle bestyrelsesmøder tilbage til 2010.
I det nyeste referat kan man følge med i både diskussioner og konklusioner fra mødet, alt sammen oversat til engelsk. For eksempel står der under punktet, der handler om samarbejde med ActionAid internationalt: ”Vi skal blive bedre til at dele de ting, som vi udvikler/vores viden (fx om partnerskaber) med andre.”
Som borger får du indblik i store dele af organisationens overvejelser, og bliver indviet i processen i at lave nødhjælpsarbejde.
Styr på arbejdsprocessen
Hvis en organisation vil være så åben og transparent som muligt, må den også lægge bestyrelsesreferater frem, mener Tim Whyte, generalsekretær i Mellemfolkeligt Samvirke.
”Vi er en medlemsorganisation, derfor er det vigtigt for bestyrelsen og rådet, at relevante informationer er tilgængelige for alle,” udtaler generalsekretæren. ”Hvis mødet har handlet om noget fortroligt, skal bestyrelsen godkende det. Men som udgangspunkt er alle informationer offentligt tilgængelige,” fortsætter han.
Ifølge Tim Whyte kræver fuld transparens om bestyrelsesmøderne at organisationen bruger mange kræfter på at gøre referaterne tilgængelige for alle.
”Det kræver, at der er styr på arbejdsprocessen, og at der er medarbejdere, der sætter tid af til at få referaterne gennemskrevet. Det lægger selvfølgelig et pres på organisationen,” siger Tim Whyte.
Der har ikke været en efterspørgsel fra medlemmerne
Når man som virksomhed eller organisation skaber en ny hjemmeside, diskuteres det ofte, hvilket indhold der er relevant at lægge frem og hvad der ikke er. ADRA Danmark har netop været igennem den proces. I september lancerede organisationen en helt ny hjemmeside, og blev i den forbindelse enige om, at bestyrelsesreferater ikke gav mening at lægge ud, selvom det egentlig er det ideelle.
”Der står ikke noget hemmeligt i referaterne, men det kræver tid og kræfter at skrive dem om, således at folk udenfor organisationen også kan forstå dem. Når man er en lille organisation, må man vurdere, hvor mange ressourcer man kan og vil bruge på det,” siger Signe Lund Christensen, kommunikationschef i ADRA, hvor de har valgt ikke at prioritere ressourcerne der.
I Oxfam IBIS har bestyrelsen også diskuteret, hvorvidt bestyrelsesreferaterne skulle lægges frem, og nåede frem til konklusionen, at det måtte de godt. Referaterne er dog ikke til at finde på hjemmesiden endnu, da man ifølge generalsekretær Kristian Weise, stadig leder efter det rette format:
”Bestyrelsen kan eksempelvis skulle forholde sig til personalespørgsmål, som ikke kan lægges frit frem. Derfor skal vi finde den rigtige måde at skrive referaterne på, da vi principielt gerne vil dele så meget som muligt.”
Han pointerer ligeledes, at det endnu ikke har været et ønske fra organisationens 8000 medlemmer. Derfor har formen på bestyrelsesreferaterne ikke været øverst på prioriteringslisten: ”hvis nogen havde efterspurgt det, så havde vi sikkert fundet formatet på det og lagt dem op,” lyder det fra Kristian Weise. Organisationens medarbejdere har dog adgang til bestyrelsesreferaterne.
Tilbage hos Mellemfolkeligt Samvirke er Tim Whyte overbevist om, at trods den ekstra arbejdsbyrde, bliver arbejdet stadig nemmere, ved at lægge alt frem på hjemmesiden.
”Hvis der for eksempel opstår spørgsmål på Facebook, så kan man altid henvise til hjemmesiden, hvor alt er tilgængeligt. Det er der en god praksis i,” slutter generalsekretæren.
